Der Endgegner am Monatsende.

Die Situation aus der Praxis: Es ist der 5. des Monats. Die Abrechnung der Firmen-Kreditkarte kommt rein. 25 Positionen. Microsoft, Adobe, EasyPark, ein Flug mit Swiss, dreimal Tanken.

Deine Treuhänderin braucht zu jeder einzelnen Position den Originalbeleg. Jetzt beginnt die nervigste Schnitzeljagd des Monats: Du suchst im E-Mail-Postfach nach "Invoice Adobe", kramst im Handschuhfach nach Parktickets und loggst dich genervt bei Amazon Business ein, um PDFs herunterzuladen. Das kostet dich jeden Monat 2 Stunden deiner Lebenszeit.

Wenn Belege fehlen

Fehlende Belege blockieren den Monatsabschluss. Die Treuhänderin muss dir hinterherrennen. Schlimmer noch: Ohne Beleg bucht der Treuhänder den Betrag oft auf das Kontokorrent – es gilt also als dein Privatbezug. Du bezahlst die Firmen-Software also am Ende aus eigener Tasche.

Die Lösung mit dem BüroAgent

Wir machen das Sammeln von Kreditkartenbelegen zu einem kontinuierlichen "On-the-fly"-Prozess.

1. Auto-Forwarding: Richte in deinem E-Mail-Programm eine Regel ein: Alle Mails von "Apple", "Adobe" oder "Microsoft" mit Anhang werden automatisch an deinen BüroAgenten weitergeleitet.
2. Unterwegs knipsen: Physische Belege (Tanken, Parken) fotografierst du einfach sofort und lädst sie hoch.
3. Der Agent serviert: Kommt die Kreditkartenabrechnung, schreibst du dem Agenten: "Zeig mir alle Belege vom letzten Monat, die mit Kreditkarte bezahlt wurden."

Der BüroAgent fungiert als intelligentes Kassenbuch. Er erkennt anhand der hochgeladenen Belege (und dem extrahierten Text) selbstständig Beträge, Währungen und Lieferanten. Wenn die Treuhänderin einloggt, liegt alles bereits feinsäuberlich bereit.