Klartext.
Ohne IT-Jargon.
Was der BüroAgent kann und was er nicht kann.
Kann ich mein ChatGPT-Abo jetzt kündigen?
Nein, behalte es ruhig für deine Marketing-Texte oder wenn du dir ein Gedicht schreiben lassen willst. Der BüroAgent ist kein Laber-Bot, sondern eine hochspezialisierte Fachkraft für deine Administration. Er kontiert Rechnungen vor, verarbeitet WhatsApp-Spesen und verheiratet Belege mit deinen Banktransaktionen. Ein echter Finanz-Agent.
Was genau ist der BüroAgent NICHT?
Wir sind kein vollwertiges ERP-System wie Bexio oder Abacus. Du schreibst mit dem BüroAgenten keine eigenen Rechnungen und machst keine Lohnbuchhaltung. Der Agent ist dein intelligenter "Durchlauferhitzer" VOR der Buchhaltung. Er nimmt das Chaos (WhatsApp-Fotos, PDF-E-Mails) entgegen, zieht die Daten heraus, matcht sie mit der Bank und übergibt der Treuhand ein pfannenfertiges Journal.
Welche Zugriffsrechte und Rollen gibt es im Team?
Wir halten es radikal simpel. Es gibt genau 4 Rollen: OWNER (der Chef: darf alles und zahlt das Abo), BOOKKEEPER (der Treuhänder: prüft, matcht und exportiert), MEMBER (normaler Mitarbeiter: nutzt den intelligenten KI-Chat und lädt hoch) und UPLOADER (die sichere Eingabeschleuse).
Was genau darf die "Uploader"-Rolle?
Das ist unser "Briefkasten-Schlitz" für den Lehrling auf der Baustelle oder den reinen Scanner-User. Ein Uploader darf Quittungen per WhatsApp einsenden oder über den Button hochladen, sieht aber absolut gar nichts anderes – keine Bilanzen, keinen Chatverlauf und keine Lohn-Diskussionen der Geschäftsleitung. 100% datenschutzkonform.
Wie funktioniert das für mich als Treuhänder mit Mandanten und Abos?
Abrechnung (Tenant) und Daten (Workspace) sind strikt getrennt. Du verwaltest beliebig viele Mandanten (1 Workspace = 1 Firma/UID) bequem über deinen Workspace-Switcher. Dabei buchst du für jeden Mandanten exakt das Pensum, das er braucht (z.B. "Teilzeit" für 300 Belege). Du kannst die Kosten zentral über deine Karte laufen lassen oder die Mandanten zahlen selbst und laden dich als "Bookkeeper" ein.
Kann ich Zugriffsrechte auf Feldebene definieren oder Freigaben an Geolocation knüpfen?
Nein. Wenn du Rechte auf Feldebene, verschachtelte Freigabe-Workflows mit vier Instanzen und Geolocation-Checks brauchst, bist du bei uns falsch. Dafür gibt es wunderbare 7-stellige SAP-Einführungsprojekte. Wir bauen schlanke, rasend schnelle Software für agile KMUs.
Unsere IT meint, sowas muss auf unserem eigenen Server (NAS) oder On-Premise laufen.
Dann wünschen wir eurer IT viel Spass beim Patchen von Sicherheitslücken. Der BüroAgent ist eine reine Cloud-Lösung und läuft hochsicher in der Google Cloud Region Zürich (europe-west6). Wer Angst vor modernen Cloud-Architekturen hat und lieber einen surrenden NAS im Abstellraum betreibt, muss sich leider ein anderes Tool suchen.
Wie bekomme ich meine Daten wieder raus? (Lock-in Effekt)
Wir hassen Vendor-Lock-ins genauso wie du. Deine Daten gehören dir. Du kannst jederzeit strukturierte Exporte ziehen. Deine vorkontierten Daten, die originalen Belege und das Audit-Log lassen sich ganz banal als CSV oder fertiges Abacus/Bexio-XML exportieren. Volle Transparenz, keine Geiselnahme.
Was passiert, wenn wir unser Beleg-Limit (Pensum) erreichen?
Dann greift unsere sympathische "Feierabend-Regel" – ohne Kostenfalle! Wenn dein Agent sein monatliches Pensum (z.B. 300 Belege) erreicht hat, macht die KI für den Rest des Monats einfach Feierabend. Das System blockiert dich aber nicht: Du kannst weitere Belege weiterhin hochladen und manuell von Hand erfassen. Im nächsten Monat steht der Agent wieder pünktlich am Schreibtisch.
Ist das System wirklich GeBüV-konform ohne klassisches Archiv?
Ja, und zwar durch radikale Transparenz. Anstatt deine Dokumente in einen starren Bunker zu sperren, nutzen wir ein fälschungssicheres Echtzeit-Audit-Log. Jeder Schritt – vom E-Mail-Inbound bis zur Vorkontierung und dem Bank-Matching – wird kryptografisch lückenlos protokolliert (Vorher-/Nachher-Werte). Du behältst die operative Freiheit, der Prüfer bekommt 100% Nachvollziehbarkeit.
Kann ich meine Daten bei euch komplett löschen?
Ja, absolut und ohne Wenn und Aber. Deine Daten gehören dir, und wir nehmen niemanden als Geisel. Wenn du dein Konto oder einen Workspace löschst, drückst du den roten Knopf: Alle Daten, Belege und Vorkontierungen werden restlos und unwiderruflich von den Servern gefegt. Für die Einhaltung der gesetzlichen 10-jährigen Aufbewahrungspflicht nach GeBüV bist du als Unternehmer selbst verantwortlich. Solange deine Daten bei uns im System sind, garantieren wir absolute Nachvollziehbarkeit im Echtzeit-Audit-Log – aber wenn du den Stecker ziehen willst, stehen wir dir niemals im Weg.
Was passiert mit meinen Belegen, wenn ich das Abo kündige?
Deine Buchhaltung ist kein Gefängnis. Wenn du dein Agenten-Abo beendest, wird dein Workspace in einen sicheren, kostenlosen "Read-Only"-Modus versetzt. Deine bisherigen Belege bleiben gemäss GeBüV-Vorgaben dank unseres Audit-Logs revisionssicher erhalten. Du kannst weiterhin jederzeit auf alte Dokumente zugreifen und Exporte ziehen – der Agent verarbeitet lediglich keine neuen Belege mehr.
Wir sind ein lokaler Fussballverein und haben keine UID. Können wir euch nutzen?
Sorry, leider nein. Die Schweizer UID aus dem Handelsregister (Zefix) ist zwingend erforderlich, um einen Workspace zu eröffnen, da unsere KI diese als harten Anker für die Vorkontierung nutzt. Für Vereine ohne UID empfehlen wir dedizierte Vereinssoftware. (Und die FIFA ist leider zu gross für uns).
Warum nervt ihr eigentlich nicht mit einem Cookie-Banner?
Ist doch gleich viel sympathischer, oder? :-) Weil wir konsequent auf invasive Tools wie Google Analytics oder den Meta-Pixel verzichten und dir nicht durchs Netz hinterherschnüffeln, müssen wir dich auch nicht um Erlaubnis fragen. Kein Tracking, kein Banner. Du kannst einfach in Ruhe arbeiten.
Noch unbeantwortete Fragen?
Schreib uns einfach kurz an support@bueroagent.ch oder teste es direkt selbst aus. Es kostet nichts und du brauchst keine Kreditkarte.
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