Klartext.
Ohne IT-Jargon.
Was der BüroAgent kann, was er nicht kann und warum wir keine normalen Accordions für unsere FAQ benutzen.
Kann ich mein ChatGPT-Abo jetzt kündigen?
Nein, behalte es ruhig für deine Marketing-Texte oder wenn du dir ein Gedicht schreiben lassen willst. Der BüroAgent ist kein Generalist, sondern ein hochspezialisierter Mitarbeiter für deine Administration. Er optimiert keine privaten Fotos und fasst keine Zeitungsartikel zusammen. Er ist eine reine Fachkraft für Rechnungen, Quittungen und Belege – nicht mehr und nicht weniger.
Wie "spricht" die KI mit uns im Team?
Stell dir den BüroAgenten wie eine Assistenz im Grossraumbüro vor: Was der Chef am Montag bespricht, weiss die Assistenz noch, wenn die Treuhänderin am Freitag danach fragt. Es gibt kein Chat-Chaos oder isolierte Threads. Das System ist ein kollektives Gedächtnis für alle berechtigten Personen im Büro. (Ausnahme: Mitarbeiter mit der "Uploader"-Rolle, wie der Stift auf der Baustelle. Für sie ist der Agent unsichtbar, damit Lohn-Diskussionen sicher im Büro bleiben).
Was genau ist der BüroAgent NICHT?
Wir sind kein ERP-System wie Bexio oder Abacus. Du schreibst mit dem BüroAgenten keine eigenen Rechnungen und machst keine Lohnbuchhaltung. Der Agent ist das "Quality Gate" VOR der Buchhaltung. Er nimmt das Chaos (Thermopapier, PDF-E-Mails, Fotos) entgegen, prüft es, zieht die Daten heraus und bereitet alles perfekt für die Treuhand vor.
Wie bekomme ich meine Daten wieder raus? (Lock-in Effekt)
Wir hassen Vendor-Lock-ins genauso wie du. Deine Daten gehören dir. Du kannst jederzeit strukturierte Exporte ziehen. Deine Buchungssätze und extrahierten Daten lassen sich ganz banal als CSV exportieren, damit deine Treuhand sie ins System einlesen kann. Volle Transparenz, keine Geiselnahme.
Kann ich Ende Jahr ein Backup für mein Bankschliessfach machen?
Absolut. Manche Kunden haben einfach gerne etwas Physisches in der Hand. Wenn du am 31. Dezember alle PDFs und Audit-Logs des Jahres auf einen USB-Stick ziehen willst, um ihn im Bank-Safe zu verstauen: Go for it. Wir werten das nicht, wir machen es einfach per Knopfdruck möglich.
Warum muss ich bei der Registrierung eine Zefix-Nummer angeben?
Weil wir keine Spielerei für Hobby-Vereine sind. Die Anbindung an das Schweizer Firmenregister (Zefix) ist unser KI-Anker. Der Agent weiss dadurch exakt, wie deine Firma heisst und wie die UID lautet. Lädt jemand aus Versehen eine private Zalando-Rechnung hoch, blockt der Agent diese sofort ab ("Falscher Adressat").
Was passiert, wenn wir unser Beleg-Limit erreichen?
Keine Panik und vor allem: Keine automatischen Schock-Rechnungen. Wenn ihr das Limit (z.B. 5'000 Dokumente) erreicht, fällt das System in den "Dumb Mode" (Graceful Degradation). Ihr könnt weiterhin unbegrenzt Belege hochladen, aber die KI macht Feierabend. Ihr müsst Beträge dann manuell abtippen – oder ihr entscheidet euch aktiv für ein Upgrade.
Ist das System wirklich GeBüV-konform?
Ja. Jeder hochgeladene Beleg landet in einem WORM-Storage in der Schweiz (Write Once, Read Many). Er ist unveränderbar versiegelt. Zudem führen wir für jede Anpassung (z.B. wenn jemand einen Betrag korrigiert) ein fälschungssicheres Audit-Log mit Vorher-/Nachher-Werten. Dein Treuhänder wird es lieben.
Unsere IT meint, sowas muss zwingend "On-Premise" installiert werden.
Dann seid ihr vermutlich eine Nummer zu gross für uns. Der BüroAgent ist eine reine Cloud-Lösung (SaaS) mit modernster Architektur. Wenn ihr eigene Server im Keller betreiben wollt, wünschen wir euch viel Erfolg bei der Einführung von SAP oder Microsoft Dynamics.
Kann ich den BüroAgent mit meinem Kalender verknüpfen?
Nein. Der BüroAgent ist für Belege, Quittungen und Verträge da. Er ist keine Terminplanungs-Software und wird auch in Zukunft keine werden.
Kann man einzelne Dokumente mit Externen teilen?
Klar. Du kannst ganz simpel sichere "Read-Only" Links (Nur-Lese-Zugriff) generieren. So kannst du ein Dokument schnell teilen, ohne dass die Person Zugriff auf euren Agenten oder den ganzen Workspace bekommt.
Wir haben Niederlassungen in der Romandie und im Tessin. Gibt es euch auf Französisch?
Wir starten bewusst und exklusiv auf Deutsch. Die KI im Hintergrund ist zwar schlau genug, um italienische oder französische Belege problemlos zu lesen und die Beträge zu extrahieren – die Benutzeroberfläche und der Support sind aber aktuell 100 % auf Deutsch.
Kann ich komplexe Zugriffsrechte über verschiedene UID-Konstrukte und Holding-Strukturen verknüpfen?
Wenn du diese Frage stellst, suchst du wahrscheinlich ein klassisches ERP-System wie SAP. Wir halten es simpel: Eine UID (Firma) = Ein Workspace = Ein geteilter Agent. Wenn ihr extrem komplexe Firmengeflechte abbilden müsst, sind wir das falsche Tool.
Wir sind ein lokaler Fussballverein und haben keine UID. Können wir euch nutzen?
Sorry, leider nein. Die Schweizer UID aus dem Zefix-Register ist zwingend erforderlich, um einen Workspace zu eröffnen. Sie dient der KI als Basis, um Belege korrekt zuzuordnen. Für Vereine ohne UID empfehlen wir dedizierte Vereinssoftware. (Und die FIFA ist leider zu gross für uns).
Welchen Software-Stack nutzt ihr eigentlich?
"Privacy by Design." Wir binden potenziellen Hackern natürlich nicht auf die Nase, was exakt unter der Haube läuft. Was du wissen musst: Das System ist modern, blitzschnell und deine Belege landen sicher in einem Schweizer WORM-Storage. Ach ja: Und wir nutzen definitiv kein Google Analytics.
Warum nervt ihr eigentlich nicht mit einem Cookie-Banner?
Ist doch gleich viel sympathischer, oder? :-) Finden wir eben auch! Weil wir konsequent auf invasive Tools wie Google Analytics oder den Meta-Pixel verzichten und dir nicht durchs Netz hinterherschnüffeln, müssen wir dich auch nicht um Erlaubnis fragen. Kein Tracking, kein Banner. Du kannst einfach in Ruhe arbeiten.
Gibt es ein Upgrade auf neue KI-Modelle, wenn diese veröffentlicht werden?
Klar. "Fordern und fördern" gilt bei uns auch für die digitale Belegschaft. Wenn ein neues, schlaueres KI-Modell auf den Markt kommt (das unsere strikten Schweizer Datenschutzvorgaben erfüllt), schicken wir deinen BüroAgenten auf Weiterbildung. Du profitierst automatisch von den Upgrades im Hintergrund, ohne etwas installieren zu müssen.
Werden Zugriffe und Änderungen protokolliert?
Ja, und zwar kompromisslos. Gemäss der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) muss jede finanzrelevante Änderung nachvollziehbar sein. Wir führen ein fälschungssicheres Audit-Log. Wenn also jemand einen vom Agenten ausgelesenen Betrag nachträglich korrigiert, wird das mit Zeitstempel, Benutzer und exakten Vorher-/Nachher-Werten revisionssicher gespeichert. Ein Traum für jeden Wirtschaftsprüfer.
Noch unbeantwortete Fragen?
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