Das Ende der Zettelwirtschaft im Firmenwagen.
Wie du Thermopapier-Quittungen aus dem Baumarkt loswirst, bevor sie in der Waschmaschine landen.
Die Situation aus der Praxis: Du bist auf dem Weg zum Kunden und musst noch schnell im Bauhaus fehlendes Material besorgen. An der Kasse gibt's den klassischen Kassenbon aus Thermopapier. Du steckst ihn hastig in die Hosentasche oder wirfst ihn auf das Armaturenbrett deines Lieferwagens.
Drei Wochen später, am Monatsende, sucht die Buchhaltung nach dem Beleg. Du kramst ihn aus der Tasche – doch oh Schreck: Die Sonne (oder die Waschmaschine) hat ganze Arbeit geleistet. Der Bon ist komplett weiss, die Tinte ist verblichen. Kein Betrag, keine MwSt mehr lesbar.
Das Problem bei der Mehrwertsteuer-Abrechnung
Ohne lesbaren Beleg gibt es keinen Vorsteuerabzug. Punkt. Das Geld, das du der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) eigentlich als Vorsteuer abknöpfen könntest, ist verloren. Schlimmer noch: Der Wirtschaftsprüfer streicht dir den Aufwand, weil du nicht beweisen kannst, dass du wirklich Material fürs Geschäft gekauft hast. Aus einem 200 CHF Baumarkt-Besuch wird so ein teurer Spass.
GeBüV leicht gemacht
Das Schweizer Gesetz (GeBüV) fordert eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Und zwar lesbar! Thermopapier schafft oft nicht mal 10 Monate.
Die gute Nachricht: Sobald du den Beleg digitalisierst (fotografierst) und auf einem unveränderbaren Speicher (WORM) ablegst, darfst du das Original aus Papier vernichten. Der digitale Beleg ist rechtlich zu 100 % gleichwertig.
Die Lösung mit dem BüroAgent
Wir verlegen die Buchhaltung vom staubigen Büroordner direkt auf den Fahrersitz deines Firmenwagens. So läuft dein neuer Prozess ab:
- Noch auf dem Parkplatz: Du hast gerade eingekauft. Noch bevor du den Motor startest, machst du ein Foto von der Quittung.
- "Mach mal": Du öffnest den BüroAgent auf dem Handy, lädst das Bild hoch und schreibst in den Chat: "Material für die Baustelle Müller."
- Papier in den Müll: Du wirfst die physische Quittung direkt in den nächsten Abfalleimer. Dein Job ist erledigt.
Unser KI-Agent erkennt sofort, dass es sich um eine Quittung (receipt) handelt. Er liest den Lieferanten ("Bauhaus"), das Datum, den Gesamtbetrag und die enthaltene Mehrwertsteuer vollautomatisch aus dem Foto aus.
Das Bild wird sofort im audit-sicheren WORM-Storage der PYTHOS AG in der Schweiz versiegelt. Niemand kann diesen Beleg jemals wieder löschen oder manipulieren – genau das, was die Steuerverwaltung sehen will.
Wenn das Monatsende kommt...
Am Ende des Monats muss deine Treuhänderin oder dein Büro-Team keine Schuhschachteln voller Zettel mehr sortieren. Sie fragen den Agenten einfach: "Erstelle einen Export aller Baumarkt-Belege von diesem Monat."
Und das Beste: Der Agent hat deine Chat-Notiz ("Material Baustelle Müller") mit dem Beleg verknüpft. So weiss die Buchhaltung sofort, auf welches Projekt die Kosten gebucht werden müssen.
Befreie dein Handschuhfach von Zetteln.
Teste den BüroAgent kostenlos. Mach ein Foto von deiner letzten Tankquittung und lass dich überraschen.
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